Priorisieren Sie die Klienten gemeinsam mit dem Übergeber anhand der Mandantenliste, achten Sie dabei auf Abhängigkeiten und Einflussnahme der Klienten untereinander. Eine mögliche Priorisierung ist A,B,C. Legen Sie je nach Status den Informationsablauf fest. A Klienten sollten persönlich im Rahmen eines gemeinsamen Antrittsbesuches mit dem Übergeber informiert werden. Besuchen Sie möglichst viele Klienten in deren Unternehmen und nehmen Sie sich Zeit für diese Termine.
Erstellen Sie gemeinsam mit dem Übergeber einen Brief / Information an Ihre Klienten sowie eine Rücksendeformular zur Vollmachtsübertragung und stellen Sie damit eine optimale Übergabe sicher. Achten Sie dabei auf einen gemeinsamen positiven Auftritt und unterstreichen Sie, dass sich – zumindest zeitnahe – nichts verändern wird (Ansprechpartner bleiben gleich, Honorar wird nicht erhöht). Eine schöne Möglichkeit ist eine Übernahme-Veranstaltung für alle Klienten in Ihrer Kanzlei.
Klären Sie, welcher Mitarbeiter für welche Klienten zuständig ist und geben Sie den Mitarbeitern klare Anweisungen zur Kommunikation nach außen.
Wir raten dazu, Verrechnungsmodelle und Prozesse nicht direkt nach der Übergabe zu ändern.